Sync

Offerte uit template-offerte maken bij nieuwe deal

Met de workflow "Offerte uit template-offerte maken bij nieuwe deal (via custom field)" krijgt elke nieuwe deal in Teamleader automatisch een offerte. Welke offerte dat wordt, kiest u per klant via een custom field op het bedrijf. De inhoud komt uit template-offertes die u één keer klaarzet in een aparte deal.

Hoe werkt deze workflow

Zodra een deal in Teamleader aangemaakt wordt, kijkt besapro naar het bedrijf van die deal. Is de klant een contact, dan telt het eerste bedrijf waaraan dat contact gekoppeld is. besapro leest de gekozen optie in het custom field van dat bedrijf en zoekt in uw Templates-deal de offerte met dezelfde naam. Die offerte wordt gekopieerd naar de nieuwe deal: lijnen (inclusief secties), tekst, kortingen en lay-out. Naam en nummer van de nieuwe offerte maakt Teamleader zelf aan.

Daarna blijft de offerte klaar in Teamleader zodat u ze eerst kunt nakijken, of wordt ze meteen verstuurd als u Offerte versturen aanzet.

De opzet gebeurt in vier stappen, de eerste drie in Teamleader:

Een Templates-deal aanmaken
Op die deal één template-offerte per variant aanmaken
Een custom field op bedrijven aanmaken met dezelfde namen als opties
De workflow in besapro aanmaken en instellen

Stap 1: Hoe maak ik de Templates-deal aan

Maak in Teamleader een gewone deal aan, bijvoorbeeld met de titel "Templates offertes". Koppel ze aan uw eigen bedrijf als klant. Deze deal dient enkel als opslagplaats voor uw template-offertes; de offertes erop worden nooit verstuurd.

Maak deze deal aan voordat u de workflow op Actief of Testen zet. Anders start de workflow ook voor de Templates-deal zelf.

Noteer het id van de deal. Open de deal in Teamleader en kopieer het deel van de url na /web/deals/. In de url https://focus.teamleader.eu/web/deals/5a8f3c2e-1b4d-0e6f-9a7b-3c2d1e0f4a5b is het id 5a8f3c2e-1b4d-0e6f-9a7b-3c2d1e0f4a5b.

Stap 2: Hoe maak ik de template-offertes aan

Maak op de Templates-deal één offerte per variant die u wilt aanbieden, bijvoorbeeld "Basis", "Standaard" en "Premium". Geef elke offerte een duidelijke naam: besapro zoekt de template-offerte op basis van die naam.

Vul per offerte alles in wat een nieuwe offerte moet krijgen:

Lijnen en secties, met prijzen, btw en eventuele aankoopprijzen
De offertetekst
Kortingen
De lay-out (documentsjabloon)

Een template-offerte zonder lijnen en zonder tekst wordt geweigerd. Verstuur de template-offertes niet naar de klant op de Templates-deal.

Stap 3: Hoe maak ik het custom field op het bedrijf aan

Maak in Teamleader een custom field aan voor bedrijven, van het type keuzelijst met één keuze. Geef het een naam zoals "Offertetemplate". Voeg per template-offerte een optie toe met exact dezelfde naam als de offerte uit stap 2.

Hoofdletters en spaties aan het begin of einde maken niet uit ("premium" vindt "Premium"), maar verder moet de naam overeenkomen. Een keuzelijst met meerdere keuzes of een veld op contacten verschijnt niet in besapro.

Kies daarna bij elk bedrijf in Teamleader de juiste optie in dit veld. Een bedrijf zonder ingevulde optie krijgt geen offerte.

Stap 4: Hoe stel ik de workflow in besapro in

Open het dashboard, kies Workflow en klik op Nieuw. Zoek het sjabloon "Offerte uit template-offerte maken bij nieuwe deal (via custom field)" en klik op Aanmaken. Meer over de wizard leest u in Workflows aanmaken.

Vul op het tabblad Instellingen de volgende velden in en klik op Instellingen opslaan:

Custom field met offertetemplate (verplicht): kies het veld uit stap 3. Het staat in de lijst als "Bedrijf: Offertetemplate".
Id van de Templates-deal (verplicht): plak het id uit stap 1.
Geldigheid (dagen, optioneel): na dit aantal dagen vervalt de offerte en kan ze niet meer ondertekend worden. Laat leeg voor geen vervaldatum.
Offerte versturen: laat uit om elke offerte eerst na te kijken en zelf te versturen vanuit Teamleader. Zet aan om ze meteen naar de klant te sturen.

Staat Offerte versturen aan, vul dan ook deze velden in:

Afzender (bedrijf / departement) (verplicht bij versturen): de offerte vertrekt namens dit departement, vanaf het e-mailadres van het departement. Heeft het departement geen e-mailadres, dan kiest Teamleader de afzender.
Teamleader e-mailsjabloon (verplicht bij versturen): een e-mailsjabloon voor offertes uit Teamleader. Gebruik #LINK in het sjabloon voor de link naar de offerte.
Dealfase na verzenden (optioneel): de deal schuift automatisch naar deze fase zodra de offerte verstuurd is.

De offerte gaat naar het e-mailadres van de klant van de deal (het contact of het bedrijf), in de taal die bij die klant in Teamleader staat. Zonder taal wordt Nederlands gebruikt.

Controleer ook of de Teamleader-koppeling en webhooks in orde zijn, zie Teamleader koppelen.

Hoe test ik de workflow

Zet de workflow op Testen en maak in Teamleader een deal aan voor een bedrijf waarvan het custom field ingevuld is. In de testmodus wacht de offerte op uw goedkeuring: pas wanneer u de dispatch goedkeurt, wordt de offerte aangemaakt (en eventueel verstuurd). Zie Dispatches beheren.

Klopt het resultaat, zet de workflow dan op Actief.

Hoe voeg ik later een nieuwe variant toe

Dat doet u volledig in Teamleader, zonder de workflow aan te passen:

Maak op de Templates-deal een nieuwe offerte met de naam van de variant
Voeg dezelfde naam toe als optie in het custom field

Wat als de uitvoering mislukt

Heeft de nieuwe deal al een offerte, dan doet de workflow niets. In deze gevallen mislukt de uitvoering met een melding:

De deal is niet gekoppeld aan een bedrijf, of het contact heeft geen bedrijf.
Het custom field is niet ingevuld bij het bedrijf.
Er is geen template-offerte met die naam op de Templates-deal.
Offerte versturen staat aan, maar de klant heeft geen e-mailadres.

Corrigeer het in Teamleader en klik op de uitvoering op Opnieuw uitvoeren.