Privacyverklaring – besapro

Laatst bijgewerkt: 6 augustus 2025

1. Identiteit & contact

Pro-fase BV
Handelsnaam: besapro
Gasthuisstraat 11, 1785 Merchtem, België
BTW BE1000.844.911S
E-mail: privacy@besapro.eu – Tel.: +32 486 92 63 21

Pro-fase BV is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in het kader van de module Timesheets worden opgeslagen en verwerker voor data die via de module Sync enkel tijdelijk wordt doorgestuurd.

2. Reikwijdte

Deze verklaring geldt voor alle (web-)applicaties, API’s en ondersteunende diensten die onder de merknaam besapro worden aangeboden. De Dienst is uitsluitend bestemd voor rechtspersonen (B2B); wij verwerken niet bewust gegevens van consumenten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Categorie	Voorbeelden	Retentietermijn
Account- & contactgegevens	Naam contactpersoon, zakelijk e-mailadres, telefoon	Tot 12 mnd. na beëindiging account
Authenticatiegegevens	Hash van wachtwoord, 2FA-secret	Actieve duur account
Facturatiegegevens	Ondernemingsnummer, btw-nummer, factuuradres	7 jr. (fiscale bewaarplicht)
Log- & gebruiksgegevens	IP-adres, browseragent, tijdstempels, API-calls	90 dagen, tenzij langer vereist voor security
Synchronisatiegegevens (Sync)	Gegevens uit Teamleader e.d.	Max. 168 u (1 week). (technische buffer)

4. Doeleinden & rechtsgrond

Uitvoering overeenkomst (art. 6 lid 1 b AVG): aanmaken en beheren van accounts, leveren van functionaliteit, klantensupport.
Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 c): fiscale administratie en boekhouding.
Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 f): beveiliging, log-analyse, verbeteren en beveiligen van onze Diensten, direct zakelijke communicatie met bestaande klanten.
Toestemming (art. 6 lid 1 a): opt-in marketingnieuwsbrief. U kunt toestemming te allen tijde intrekken.

5. Ontvangers & (sub)verwerkers

Wij delen gegevens uitsluitend met:

Hosting-provider binnen de EU (ISO 27001-gecertificeerd);
Betaaldienstverlener voor verwerking van SEPA/creditcard-betalingen;
Teamleader en andere platform-API’s die u zelf koppelt (bij gebruik van Sync);
Externe adviseurs (bv. accountants) wanneer dit wettelijk verplicht is.

Wanneer ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn, maken wij gebruik van een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses.

6. Cookies & tracking

Wij gebruiken uitsluitend functionele cookies en beperkte analytische cookies (geanonimiseerd IP) om de werking van het platform te verbeteren. Voor marketing-cookies vragen wij voorafgaande toestemming.

7. Beveiliging

Gegevens worden beveiligd via TLS-encryptie, hashing van wachtwoorden (Argon2), netwerk-firewalls, rol-gebaseerde toegangscontrole en versleutelde back-ups. Toegang tot productieomgevingen is beperkt tot geautoriseerd personeel op basis van least-privilege.

8. Uw privacyrechten

Onder de AVG heeft u recht op:

Inzage in uw persoonsgegevens;
Rectificatie;
Verwijdering (“recht op vergetelheid”);
Beperking van verwerking;
Overdraagbaarheid van gegevens;
Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
Intrekking van gegeven toestemming zonder terugwerkende kracht.

Verzoeken kunt u kosteloos richten aan info@besapro.eu. Wij reageren binnen uiterlijk één maand. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

9. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij maken geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen voor u heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

10. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven beschreven doeleinden of om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten. Na afloop worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

11. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Bij materiële wijzigingen ontvangt u minimaal dertig (30) dagen van tevoren een bericht via e-mail en/of het platform.

12. Contact

Vragen over privacy? Neem contact op via info@besapro.eu.