Workflows aanmaken

Bouw een workflow door een sjabloon te kiezen en aan te passen aan uw situatie.

Wat is een workflow

Een workflow combineert een activatie (trigger) met één of meer uitgaande koppelingen. De activatie bepaalt wanneer de workflow draait. De uitgaande koppeling bepaalt wat er gebeurt: bijvoorbeeld een e-mail versturen, een notitie toevoegen aan een Teamleader-contact of een dealfase verplaatsen. Lees meer over deze onderdelen in Triggers instellen en Uitgaande acties configureren.

Beschikbare sjablonen

Besapro levert kant-en-klare sjablonen voor veelvoorkomende scenario's. Voorbeelden zijn een herinnering versturen voor een openstaande offerte, een bericht sturen wanneer een factuur is geboekt of betaald, een conceptfactuur aanmaken nadat een deal gewonnen is, een dealfase verplaatsen wanneer een factuur betaald wordt en een Teamleader custom field instellen op basis van een gebeurtenis. Sjablonen voor MailerLite-integraties (zoals het wijzigen van marketingtoestemming of het synchroniseren van groepen) zijn ook beschikbaar.

Een nieuwe workflow starten

Open het dashboard, kies Workflow en klik vervolgens op Nieuw. U komt op een pagina met alle sjablonen, gefilterd op tags en doorzoekbaar op naam of beschrijving. Klik bij het gewenste sjabloon op Aanmaken om de wizard te openen.

Naam, activatie en uitgaande koppeling kiezen

In de wizard geeft u eerst de workflow een herkenbare naam. Heeft een sjabloon meerdere mogelijke activaties of uitgaande koppelingen, dan kiest u in een volgende stap welke u wilt gebruiken. Bevestig met Aanmaken om de workflow op te slaan en direct naar de bewerkpagina te gaan.

Status: actief, testen of uitgeschakeld

Een nieuwe workflow staat standaard uit. Op het overzicht van de workflow kiest u tussen drie statussen. Actief betekent dat de workflow draait en uitgaande communicatie meteen verzonden wordt. Testen draait de workflow ook, maar elke verzending wacht eerst op manuele goedkeuring (zie Dispatches beheren). Uitgeschakeld zet de workflow stil zonder hem te verwijderen.

Workflow verwijderen

Op het overzicht van een workflow staat onderaan een sectie om de workflow permanent te verwijderen. Houd er rekening mee dat alle bijbehorende gegevens en historiek mee verdwijnen. Wilt u de workflow tijdelijk pauzeren, zet hem dan op Uitgeschakeld in plaats van te verwijderen.