Uitgaande acties configureren

Een uitgaande actie is wat de workflow doet wanneer de trigger afgaat. Denk aan een e-mail, een notitie of een wijziging in Teamleader.

Welke uitgaande types bestaan

Voor e-mailverzending zijn er E-mail via SMTP (uw eigen SMTP-server), E-mail via Microsoft 365 en E-mail via Besapro (vanuit no-reply@besapro.eu). Voor Teamleader-acties zijn er Teamleader notitie toevoegen, Teamleader custom field aanpassen, Teamleader dealfase verplaatsen, Teamleader conceptfactuur maken en Teamleader marketingmails toestemming. Daarnaast kunt u een bestand opslaan in Microsoft 365.

Welke uitgaande actie uw workflow heeft

De uitgaande koppelingen van een workflow worden bepaald door het sjabloon en zijn op de bewerkpagina van de workflow zichtbaar onder Uitgaande koppeling. U ziet per koppeling het type en een korte beschrijving. Wilt u een ander type uitgaande actie of een extra koppeling, contacteer support.

Onderwerp en bericht aanpassen

Wat u zelf invult zit in de Workflow instellingen bovenaan de bewerkpagina. Daar staan velden zoals onderwerp, berichttekst en parameters die door de workflow gebruikt worden. In berichtvelden plaatst u placeholders die tijdens uitvoering worden vervangen door echte waarden, in de vorm [[teamleader_invoice.number]] of [[teamleader_deal.title]]. Klik bovenaan op Variabelen om het zijpaneel met alle beschikbare placeholders voor deze workflow te openen. Sla op met Instellingen opslaan.

Voorbeeld bekijken

Naast een berichtveld toont Besapro een live voorbeeld in HTML- of platte tekstweergave. Zo controleert u de opmaak en de uitkomst van uw variabelen voordat u de workflow op Actief zet. Schakel boven het voorbeeld tussen Voorbeeld HTML en Voorbeeld Text.

Bijlagen vanuit teambestanden

In berichtvelden kunt u afbeeldingen uit uw teamopslag invoegen via het selectievenster. De afbeelding wordt ingevoegd als een markdown-token (![alt](bestand:code)) en bij uitvoering vervangen door de juiste url. Beheer van deze bestanden gebeurt centraal: zie Bestanden beheren. Sjablonen kunnen daarnaast automatisch een document meesturen, bijvoorbeeld de meest recente offerte als pdf bij een herinnering.

Meerdere uitgaande acties

Een workflow kan meerdere uitgaande koppelingen hebben. Elke koppeling wordt apart uitgevoerd binnen dezelfde uitvoering. Wanneer er één faalt, blokkeert dat de andere niet: in Dispatches beheren ziet u per verzending de status (wachtrij, mislukt of voltooid).